Las reuniones efectivas en el ámbito laboral son una herramienta importantísima en el funcionamiento cotidiano de la organización, pero su uso debe ser estratégico. En cada reunión laboral coinciden las colaboradoras y colaboradores en tiempo y espacio, pero esto trae como consecuencia destinar tiempo, atención y recursos a los objetivos de la reunión, restándole a las tareas y actividades propias del cargo de cada persona dentro de la organización.
Atendiendo a esta inversión de tiempo y de talento, las reuniones deben ser planificadas, organizadas y desarrolladas con eficiencia, eficacia y, sobre todo, con efectividad.
La razón de ser de una reunión es abordar temas en equipos de trabajo, los objetivos de tales reuniones pueden agruparse en tres grandes renglones, reuniones informativas, consultivas o analíticas. Informativas para que todos los miembros de un equipo manejan la misma información acerca de un proyecto, un negocio, actividades, tareas, entre otras. Consultivas para que cada uno de los miembros exponga sus ideas, sus perspectivas u opiniones de temas, proyectos o negocios en común. Y analíticas en torno a alguna problemática y a algún asunto que requiera la toma de decisiones.
Las reuniones efectivas son aquellas que se realizan con un propósito claro, una agenda definida, una participación activa y una conclusión con compromisos y acciones.
Recomendaciones para lograr reuniones efectivas
- Establecer qué tipo de reunión es y cuál es su objetivo específico. Por ejemplo, si se trata de una reunión informativa, consultiva o analítica.
- Establecer una agenda de trabajo. Es decir, estructurar la reunión en pasos o momentos, asignando tiempos para cada uno. Por ejemplo, preparación, apertura, desarrollo, conclusión y cierre.
- Incentivar la participación de todos los asistentes, escuchando activamente sus opiniones y moderando la conversación. Por ejemplo, dando la palabra, haciendo preguntas e interrumpiendo con cortesía cuando sea necesario.
- Manejar el tiempo de forma eficiente, empezando y terminando a la hora estipulada. Por ejemplo, siendo concreto en las intervenciones, priorizando y delimitando los temas y proponiendo otras reuniones para asuntos que no correspondan al objetivo.
- Crear un ambiente de confianza y respeto entre los asistentes. Por ejemplo, rompiendo el hielo, agradeciendo la asistencia, reconociendo los aportes positivos y utilizando los errores como oportunidades de aprendizaje.
- Definir compromisos y acciones específicas al final de la reunión, que todos los asistentes comprendan y acepten. Por ejemplo, asignando responsables, plazos y recursos para cada acción
- Hacer acompañamiento a las labores asignadas, o seguimientos a los procesos que se desprenden de dichas reuniones.
La comunicación asertiva y las reuniones efectivas
La comunicación requiere de un contexto y para que la comunicación sea asertiva, se requiere contar con un clima de respeto, empatía y confianza, solo así se podrá adoptar este estilo de comunicación.
Expresarse con asertividad con los equipos de trabajo es poder compartir ideas, sentimientos y necesidades de forma directa, segura y honesta, cuidando de ser al mismo tiempo empático y respetuoso. No se trata de estar de acuerdo con los argumentos de otros solo porque se es asertivo, se puede plantear diferencias, pero desde el respeto a la diversidad de pensamientos.
Ventajas de las reuniones efectivas
Aprovechar al máximo las reuniones de los equipos de trabajo debe ser una constante, en todos los niveles de operatividad de la organización. Algunas ventajas de ello son:
- Ayudan a construir y mantener un clima de trabajo colaborativo, ya que permiten que los miembros del equipo aporten ideas o inquietudes favoreciendo la colaboración.
- Son un medio para el logro de objetivos, porque facilitan la toma de decisiones, crean sinergias de grupo y promueven la socialización.
- Generan nuevas ideas, innovación y creatividad, porque se comparten puntos de vista y se estimula el pensamiento crítico.
- Mejoran la comunicación y la confianza entre los asistentes, porque se fomenta el respeto, la escucha activa y el feedback.
En general, las reuniones efectivas facilitan la optimización del uso del tiempo, mejora la comunicación, el trabajo colaborativo, facilita la resolución de problemas, aporta en la toma de decisiones y genera sinergia en los equipos de trabajo.
Magister en Educación. Mención Gerencia educativa. UCAB