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Indicadores clave para medir la efectividad de la capacitación

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La transformación digital y tecnológica no se detienen. Miles de empresas han comprendido que a través de la capacitación continua pueden ser competitivas en un contexto marcado por sucesivos cambios.

Según datos del Informe sobre el futuro de los empleos, realizado por el Foro Económico Mundial, para 2025 el 50% de los trabajadores necesitarán volver a formarse.

El estudio Necesidades de habilidades esperadas para el futuro del trabajo*, realizado por Deloitte, asegura que los avances en la Inteligencia Artificial o la robótica, por mencionar dos ejemplos, está reconfigurando la forma de concebir el trabajo. Tanto los encargados de Recursos Humanos como los colaboradores cada vez requerirán de nuevas habilidades para enfrentar con éxito los desafíos.

Aprender nuevas habilidades o competencias es una prioridad. Pero no basta solo con aplicar un proceso de formación si luego no se mide su impacto. Por eso, en el artículo de hoy recordaremos cuáles son los indicadores clave que tu empresa debe seleccionar para evaluar la efectividad de la capacitación.

Qué son los indicadores

Un Indicador Clave de Desempeño o Key Performance Indicator (KPI, por su sigla en inglés) mide el impacto de una acción en un determinado proyecto.

Cuando se trata de valorar la efectividad de una capacitación es necesario usar indicadores. Estos permiten medir si se cumplieron o no los objetivos esperados en el proceso de formación.

Kurt Goldman Zuloaga, consultor en Desarrollo Organizacional, sostiene que el indicador en sí no es lo relevante, sino leer correctamente la información que proporciona.

Cómo medir la efectividad de la capacitación

Existen varios modelos o indicadores para medir la efectividad de una formación, tales como el modelo de evaluación de Kirkpatrick, el ROI u otros. Revisemos algunos de ellos:

1. Los cuatro niveles para evaluar la formación

Donald L. Kirkpatrick, profesor estadounidense, explica que la evaluación es crucial para determinar qué tan efectivo ha sido un proceso de formación. Muchas compañías no miden los indicadores después de una capacitación y puede que se deba a que no lo consideran urgente, no saben cómo hacerlo o porque la alta gerencia no lo exige.

Sin embargo, medir los KPI es fundamental si se busca conocer la efectividad de una formación. En ese sentido, Kirkpatrick propone cuatro niveles: reacción, aprendizaje, conducta y resultados. Todos forman una secuencia. Cada nivel impacta al siguiente, por lo que proporciona información valiosa. Veamos en detalle:

  • Reacción: En este primer nivel se mide cómo reaccionan los participantes durante el proceso de formación. Los responsables de RRHH esperan una respuesta positiva de los colaboradores.

No debe obviarse que esta reacción también puede ser negativa, bien sea porque los trabajadores no están lo suficientemente motivados para aprender o lo hacen por obligación. 

  • Aprendizaje: Kirkpatrick plantea que en este nivel se espera que los participantes cambien sus actitudes, amplíen sus conocimientos, al tiempo que mejoren sus habilidades. Para evaluar el aprendizaje se deben establecer objetivos específicos.
  • Conducta: Indica el cambio de comportamiento del participante tras asistir a una capacitación. Se necesitan cuatro condiciones para que ocurra un cambio en la persona:
    • Debe tener el deseo de cambiar.
    • Debe saber lo que tiene que hacer y cómo.
    • Debe ser recompensado por el cambio.
    • Debe trabajar en un clima adecuado. Este se refiere al supervisor inmediato y el clima puede ser prohibitivo, disuasivo, neutral, estimulante o exigente.
  • Resultados: Se miden tomando en cuenta si hay aumento de la producción, mejora en la calidad, reducción de costos, incremento en las ventas, si se reduce la rotación de plantilla o se obtienen mayores beneficios. En este nivel se consideran los objetivos definidos antes del proceso de formación.
2. Retorno de la Inversión (ROI) en la capacitación

Jack Phillips, cofundador del ROI Institute, agrega que además de los cuatro niveles anteriores también debe medirse el Retorno de la Inversión (ROI, por su sigla en inglés). Este indicador determina la ganancia que recibe la empresa luego de invertir en formación para su capital humano.

¿Cómo se mide el ROI en la capacitación? Calculando el beneficio neto de la formación para luego dividirlo entre el costo total del curso o programa.

ROI=Beneficios netos para la empresa / Costes del programa x 100.

Para calcular el ROI también hay que tomar en cuenta variables como la cultura empresarial, la motivación de cada colaborador o el clima organizacional. 

Por ejemplo, la evaluación 360 por competencias resulta idónea para formaciones en las áreas de comunicación o liderazgo. Expertos recomiendan hacerla antes y después de la capacitación.

3. Otros indicadores útiles para medir la capacitación

Néstor Gutman, socio-fundador de Ideaviva, sostiene que muchas veces al culminar un proceso de capacitación las organizaciones reemplazan el análisis de indicadores por comentarios o encuestas de satisfacción. Aunque estas herramientas son útiles, no miden el impacto directo de la formación. 

Además de los mencionados, los siguientes indicadores también brindan información útil:

  • Porcentaje de cumplimiento

Indica cuántos colaboradores participaron en el proceso de formación establecido en un período. Se calcula a partir de la división de la cantidad de capacitaciones culminadas entre la cantidad total de capacitaciones planificadas por 100.

  • Tasa de cobertura (TCC)

Revela cuál fue la cantidad de colaboradores alcanzados. En otras palabras, mide el alcance de la formación. Se calcula haciendo una división del número de trabajadores que recibieron la capacitación entre el promedio de trabajadores que tiene la compañía en un período.

  • Inversión por empleado (ICE)

Señala el costo de la capacitación por colaborador en un tiempo establecido. Se calcula dividiendo el monto de inversión, entre el promedio de colaboradores en un período.

El e-learning aumenta la retención del conocimiento

La pandemia ha llevado a miles de empresas a apostar por el e-learning para capacitar a sus colaboradores. Por ejemplo, en España “todas las compañías del Ibex 35 utilizan el aprendizaje online y tecnológico para sus empleados”, explica el escritor José Lozano Galera.

Por otro lado, el aprendizaje en línea aumenta la retención del conocimiento en un 60 %, según The Research Institute of America. Esto representa una ventaja para las organizaciones que ofrecen capacitación a su equipo de trabajo.

La efectividad de una capacitación depende de muchos factores, pero sobre todo involucra la responsabilidad no solo de los colaboradores, los gerentes de Recursos Humanos, sino también de los líderes de cada departamento.

Alnahir Alvarez Gerente de Formación Smart

*Kirkpatrick, D. (2006): Evaluación de acciones formativas: Los cuatro niveles. Epise.

Foto: freepik

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